„Muße-Zeit ist nie dringend, aber stets wichtig“

Manche Tage im Büro starten, noch bevor die Jacke auf dem Kleiderbügel hängt: Das Telefon klingelt, das volle E-Mail-Postfach droht ob seiner Last ungelesener Nachrichten zusammenzubrechen, und der erste von drei Terminen steht schon vor der Tür. Trotz der zunehmenden Arbeitsdichte gelassen zu bleiben fällt dabei oft nicht leicht. Von Stress und Hektik sind potenziell alle Beschäftigten der Universität Freiburg betroffen, ob sie nun in der Verwaltung, Forschung, Technik oder im Hausdienst arbeiten. Die Interne Fort- und Weiterbildung (IWB) unterstützt die Mitarbeitenden deshalb mit neuen und bewährten Seminaren zu den Themen Stress- und Zeitmanagement. Interessierte können sich für diese sowie auch für die anderen vielfältigen Angebote im Sommersemester 2020 ab sofort online anmelden.

Stress im Alltag? Ein gutes Zeitmanagement kann helfen. Foto: leonidkos/stock.adobe.com

Zu hoher Blutdruck, Rückenschmerzen durch verspannte Muskeln oder Appetitlosigkeit: Das alles können Anzeichen dafür sein, dass eine Person zu hoch belastet ist und Stress hat. „Der Informationsfluss ist heute aufgrund der technischen Kommunikationsmittel wesentlich schneller als früher“, sagt Wirtschaftspsychologin Karina Blömeling, die im Rahmen des IWB-Programms Seminare für effektives Zeitmanagement und das erfolgreiche Gestalten von Besprechungen gibt.

E-Mails zu festen Zeiten bearbeiten

Heute kommen die Informationen durch E-Mails und weitere Medienkanäle quasi im Minutentakt. „Dabei kann es passieren, dass die technische Leistungsfähigkeit mit der menschlichen gleichgesetzt wird, wodurch ein Gefühl der Arbeitsüberlastung entsteht“, erläutert Blömeling. Es sei daher wichtig, sich das bewusst zu machen und präventiv dagegen vorzugehen. Beim Zeitmanagement gehe es darum, zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben zu erledigen.

Helfen könne dabei, das eigene Arbeiten neu zu strukturieren, beispielsweise, indem das E-Mail-Postfach nur zu festen Zeitpunkten bearbeitet wird. „Das nimmt den Druck, alles gleich beantworten zu müssen“, rät die Wirtschaftspsychologin und fügt hinzu: „Es ist ja nicht nur die Zeit, die das Lesen der Nachrichten in Anspruch nimmt, sondern auch, dass man dadurch gedanklich aus der eigentlichen Arbeit herausgerissen wird.“

Bei Besprechungen biete es sich zudem an, genau zu überlegen, ob sie wirklich nötig sind. Weniger Arbeitstreffen können effektiver sein, da sich vieles oft mit weniger Arbeitsaufwand beispielsweise per E-Mail, anhand eines Telefonats oder mittels eines Vier-Augen-Gesprächs klären lässt. „Zu häufige Besprechungen werden oft als Zeitfresser wahrgenommen, was demotivierend wirkt und dazu führen kann, dass die Arbeitszufriedenheit und die Leistungsbereitschaft sinken“, betont Blömeling.

Die Internen Fort- und Weiterbildung hat in einem Flyer eine Übersicht aller Angebote zusammengestellt. Anmeldungen für das Sommersemester 2020 sind ab sofort möglich.
Foto: Sandra Meyndt

Stressmanagement beugt vor

„Grundsätzlich werden neuartige oder ungewohnte Situationen häufig als stressig erlebt“, sagt Psychologe Dr. Tobias Stächele von der Universität Freiburg. Er leitet die Psychotherapeutische Ambulanz für stressbedingte Erkrankungen und berät in Seminaren der IWB Beschäftigte, die ihre Arbeitsbelastung als zu hoch empfinden. Die kurzfristige Reaktion auf Stress sei eigentlich gut, denn sie gebe dem Körper zusätzliche Energie. „Problematisch ist, wenn der Zustand chronisch wird und man immerzu unter Strom steht“, betont er.

Als Arbeitgeberin bietet die Universität viele Möglichkeiten der Veränderung. Das hat Vorteile, kann aber auch Stress auf allen Ebenen auslösen: Doktorandinnen und Doktoranden machen sich Sorgen wegen befristeter Verträge, Sekretariate rotieren aufgrund neuer Abläufe und der zunehmenden Digitalisierung, und Führungskräfte macht die Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu schaffen. „Das Angebot der IWB ist deshalb sehr wichtig und hilft, stressbedingten Erkrankungen vorzubeugen“, betont Stächele.

Vor seinen Seminaren bittet der Psychologe die Teilnehmenden anhand eines Fragebogens um Informationen zum aktuellem Stress- und Arbeitsstatus. „Ich möchte im Vorfeld wissen, wer da sitzt und aus welcher Motivation heraus sie oder er gekommen ist“, sagt er. Denn es gebe diejenigen, die selbst betroffen seien und dann wiederum die, die sich um ihre Kolleginnen oder Kollegen sorgen.

Viele versuchten – auf Kosten der eigenen Erholung – immer ihr Bestes zu geben und neigen dazu, den Arbeitstag immer weiter zu verdichten. „Statt sich dann abends aktiv von dem zu erholen, was am Tag passiert ist, wird oftmals zu viel fern geschaut oder auch mal zu viel Alkohol getrunken. Da ist dann nicht der Stress, sondern eher der Umgang damit das, was krank macht“, erläutert Stächele. Im Prinzip gebe es drei Ansatzpunkte, mit einer zu hohen Arbeitsbelastung umzugehen: Ressourcen wie Zeit stärken oder soziale Netzwerke aufbauen; individuelle Bewältigungsstrategien wie Optimismus oder das Einhalten regelmäßiger Pausen und Pufferzeiten intensivieren; sich bewusst zu vergegenwärtigen, wie man sich gezielt entspannen kann. „Das können ein Saunabesuch, Sport oder eine Massage sein“, sagt Stächele und ergänzt: „Muße-Zeit ist nie dringend, aber stets wichtig.“

Anmeldungen ab sofort möglich

Die Seminare zum Zeit- und Stressmanagement seien wichtig, stellen aber nur einen Aspekt des Programms dar, erklärt IWB-Leiterin Ruth Meßmer: „Wir haben für unsere unterschiedlichen Zielgruppen ein qualitativ hochwertiges Angebot erarbeitet, das auch andere Themen wie Internationalisierung und Digitalisierung berücksichtigt.“ Zu finden ist die Übersicht auf der Homepage der IWB und auf dem aktuellen Flyer. Anmeldungen für das Sommersemester 2020 nimmt das Team der Internen Fort- und Weiterbildung entgegen.

Anmeldung

Judith Burggrabe