Neues Format der Connected Services

Was hat sich seit der ersten Connected-Services-Veranstaltung am 14. Oktober 2019 getan? Welche Schwerpunkte sind für die nächste Phase ab Herbst 2020 vorgesehen? Und welche Anregungen, Fragen und Meinungen haben die Mitglieder der Universität zu den Vorhaben und Ergebnissen? Das neue Veranstaltungsformat „Connected Services: Einblicke und Ausblicke“ präsentiert den aktuellen Stand des Programms – Premiere ist am 6. Juli 2020.

In fünf Phasen zur Veränderung: Das Projekt Connected Services hat ein Modell entwickelt, mit dessen Hilfe die Teilprojekte ihr Vorgehen strukturieren können.
Foto: Sandra Meyndt

Online-Bewerbung, E-Rechnungen, digitalisierte Beantragung von Dienstreisen: Diese und weitere Projekte des Programms „Connected Services“ informieren in Videoclips über ihren aktuellen Stand – zu sehen sind die diese ab dem 6. Juli 2020, 12 Uhr auf der Website des Projekts. Daneben stehen Ausblicke auf die Schwerpunkte der nächsten Programmphase an. Alle interessierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität sind eingeladen, von 12 bis 14 Uhr über die neue Intranet-Gruppe „Connected Services“ mit Rektor Prof. Dr. Hans-Jochen Schiewer, Kanzler Dr. Matthias Schenek und den Mitgliedern des Programmteams über die Inhalte und Planungen zu diskutieren, eigene Vorschläge und Ideen einzubringen oder Fragen zu stellen.

„Solche Gruppen sind Teil eines neuen Funktionspakets für das Intranet, das seinerseits ein Ergebnis der ersten Connected-Services-Phase darstellt. Es freut uns sehr, dass wir dieses gleich selbst nutzen können, um auch unter Pandemiebedingungen ein wesentliches Ziel der Connected Services fest im Blick zu behalten: den Austausch mit und unter den Universitätsmitgliedern zu Modernisierungen und Verbesserungen im administrativen Bereich zu stärken“, sagt Walter Willaredt, Leiter des Dezernats 1 – Organisationsentwicklungen und Controlling und einer der beiden Programmleiter.

Schnelle Fortschritte in der ersten Phase

Nach der virtuellen Veranstaltung am 6. Juli wird die Diskussion fortgesetzt: „Die Kolleginnen und Kollegen haben weiterhin die Möglichkeit, ihre Fragen, Anregungen, Vorschläge und Kritik in der Intranet-Gruppe einzubringen“, erklärt Andreas Friedrich, Persönlicher Referent des Rektors und ebenfalls Connected-Services-Programmleiter. Das Programmteam wird die Diskussion im Intranet weiter begleiten und Ende Juli 2020 ein Statement zu den Rückmeldungen veröffentlichen – in welcher Form, hängt von der Art und dem Umfang des Feedbacks ab. Das Programmteam zeigt sich mit den bisher erzielten Resultaten zufrieden: „In der ersten Phase der Connected Services haben wir uns auf Verwaltungsprozesse konzentriert, die viele Mitglieder der Universität betreffen, in großer Zahl ablaufen und sich in vergleichsweise kurzer Zeit vereinfachen und digitalisieren lassen“, sagt Friedrich. „Die jeweils verantwortlichen Teams bringen damit die Arbeitsabläufe an der Universität in kleinen, aber ganz wichtigen Schritten voran. Für dieses Engagement sind wir sehr dankbar.“

Weitere und größere Schritte ab Herbst 2020

Für die zweite Phase ab Herbst 2020 sind weitere und auch größere Schritte geplant: Ein Ziel ist der Einstieg in ein digitales Dokumentenmanagement für die gesamte Universität, das zugleich die Grundlage für weitere Digitalisierungsvorhaben schafft. Ein weiteres Projekt widmet sich der Frage, wie sich die Möglichkeiten zur virtuellen Kooperation zwischen Beschäftigten am Arbeitsplatz und im Homeoffice weiter verbessern lassen. „Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie stellen sich bestimmte Fragen, an deren Beantwortung wir mit den Connected Services arbeiten, mit erhöhter Dringlichkeit. Das ist für uns ein zusätzlicher Ansporn“, betont Willaredt. Die Veranstaltung „Connected Services: Einblicke und Ausblicke“ wird es 2021 ebenfalls wieder geben – sie soll künftig jährlich im Sommersemester stattfinden. „Die erste Auflage im virtuellen Format ist ein Experiment“, sagt Friedrich. „Wir würden uns freuen, wenn sich möglichst viele Kolleginnen und Kollegen darauf einlassen und in die Diskussion mit uns und untereinander einsteigen.“

Nicolas Scherger

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