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Eine Serviceeinrichtung für Studieninteressierte und Studierende

Die Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung stellen sich vor: Service Center Studium (SCS)

Freiburg, 25.04.2023

Eine Serviceeinrichtung für Studieninteressierte und Studierende

Grafik: Jürgen Oschwald

Das Service Center Studium (SCS) ist für Studierende und Studieninteressierte die erste Anlaufstelle bei Fragen rund ums Studium an der Universität Freiburg und umfasst neben zahlreichen Beratungsangeboten auch die administrative Studienbetreuung von deutschen sowie internationalen Studierenden.

Die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) kann dank ihrer im August 2021 neu eingeführten Strukturen stärker als bisher die dezentralen Einrichtungen unterstützen. Der modernisierte Zuschnitt des Geschäftsbereichs Studium und Lehre, der Prof. Dr. Michael Schwarze untersteht, umfasst die Abteilungen Service Center Studium (SCS), Innovation und Qualität in der Lehre (IQ) sowie Bildungstransfer (BT). „Alle diese Bereiche tragen dazu bei, Kompetenzen und Angebote im Bereich des Lernens und Lehrens zu bündeln“, sagt Schwarze.

Während in anderen Bereichen strukturelle Verschiebungen oder Neujustierungen stattfanden, behält die Abteilung Service Center Studium ihre bewährte Struktur bei. Der Prorektor sieht darin den Vorteil, dass die Verwaltungs- und Beratungsangebote weiterhin unter einem Dach zusammengefasst sind. Dies bestätigt auch Kari Reulecke, die das SCS seit Oktober 2019 leitet: „Das Gebäude und die Lage sind ideal und haben sich bewährt.“

 

Service- und kundenorientiertes Arbeiten

Das Service Center Studium ist die allgemeine Anlaufstelle für alle Fragen rund ums Studium und betreut unterschiedliche Zielgruppen: Studieninteressierte ebenso wie Studierende mit Informations- und Beratungsbedarf. „Wir versuchen, alle Fragen und Ungewissheiten abzufangen und arbeiten dabei sehr service- und kundenorientiert“, erläutert Reulecke. „Dies zeichnet uns und unsere Arbeit aus, und es ist immens wichtig, unsere Arbeitsabläufe und Prozesse danach auszurichten, denn ein Großteil der Ratsuchenden gehört noch nicht zur Universität Freiburg. Das sind aber potentielle Studierende.“

Strukturell und inhaltlich hat sich durch die Umstrukturierung nichts geändert, außer dass das Studierendenmarketing nun bei der Abteilung Marketing und Events (M-E) liegt und die Zusammenarbeit mit M-E dadurch enger geworden ist. Das Service Center Studium gliedert sich nach wie vor in drei Geschäftsbereiche: die Zentrale Studienberatung (ZSB), das Studierendensekretariat (StudSek) und das Studierendensekretariat für internationale Studierende International Admissions and Services (IAS).

 

Breites Spektrum an Angeboten

Die erste Anlaufstelle für Studieninteressierte und Studierende, die Unterstützung oder Orientierung brauchen, ist die Zentrale Studienberatung, die Dr. Friedrich Arndt leitet. Ob es sich um die Studienfachwahl handelt, Motivationsschwierigkeiten oder Prüfungsangst: Die ZSB stellt mit einer Hotline, aufbereiteten Kurzinformationen und -präsentationen sowie Einzel- und Gruppenberatungen ein umfassendes Angebot bereit. „Neben den Präsenzformaten entwickeln wir auch unser digitales Angebot weiter, beispielweise den Online-Studienwahlassistenten, kurz OSA genannt“, sagt Reulecke. Anhand kurzer Videos von Studierenden, die über ihre Fächer berichten, können sich Studieninteressierte informieren. Den OSA gibt es zwar nicht für alle Studiengänge, jedoch für sehr viele. Hilfreich zur Orientierung ist auch die Studienstart-App, die unter anderem über Erstsemester-Veranstaltungen, Kontakte, Lage- oder Mensapläne informiert. Die Studienstart-App wird inzwischen nicht nur von Studienanfänger*innen genutzt, weswegen die App zurzeit mit weiteren Funktionen und Informationen ausgestattet wird und einen neuen Namen braucht.

Geht es um Administratives – beispielsweise um das Prüfen der Online-Bewerbung für einen Studienplatz, die Vergabe von Studienplätzen, die Einschreibung, einen Studienfachwechsel oder die Exmatrikulation – wenden sich Interessierte und Studierende an das Studierendensekretariat, das allen Personen offensteht, die eine deutsche Hochschulberechtigung haben. „Der Aufwand ist bei mehreren zehntausend Bewerbungen für mehr als 200 Studiengänge immens, auch wenn die Prozesse weitgehend digitalisiert sind. Wir arbeiten unter enormen Zeit- und Erwartungsdruck, um die Bewerbungsverfahren rechtzeitig abzuwickeln“, sagt die Leiterin des SCS. Hinzu kommt die Verwaltung der Deutschlandstipendien – die Auswahl, Zulassung und Auszahlung liegt ebenfalls beim StudSek. Reulecke hat das Studierendensekretariat selbst zwei Jahre kommissarisch geleitet, bis Mitte 2022 Marcel Oettrich als neuer Leiter zum Team hinzustieß.

Der dritte Geschäftsbereich des SCS ist das International Admissions and Services, das Dr. Heike Susanne Jauch leitet und das Studierende und Studieninteressierte aus der ganzen Welt betreut, wenn es um Zugang zum Studium an der Universität Freiburg geht. Hier werden internationale Bewerber*innen zu einem Studium zugelassen und eingeschrieben – ähnlich wie beim Studierendensekretariat. Die Verwaltung der Studienangelegenheiten von internationalen Studierenden ist aufwändiger, da die Prüfung von ausländischen Unterlagen länger dauert und es insgesamt intensiverer Kommunikation und Betreuung bedarf. „Wir bieten auch ein interkulturelles Mentoring für internationale Studierende an, das sehr erfolgreich ist. Dabei geht es um ein gutes Ankommen in Freiburg und das Kennenlernen der Universität und der deutschen Kultur“, ergänzt Reulecke. Es gibt Mentor*innen, die sich um die neuen Studierenden kümmern und sie im Studienalltag unterstützen.

 

Transparenz von Prozessen

Nach wie vor arbeitet das SCS sehr eng mit dem Campus Management, dem Rechtsdezernat sowie den Fächern und Prüfungsämtern, Studiengangkoordinator*innen und dem Studierendenwerk zusammen. „Wir sind eine Art Schnittstelle, viele Fragen kommen bei uns auf, weil wir mehrere Prozesse an zentraler und dezentraler Stelle bündeln und umgekehrt, Abläufe, die bei uns starten, haben Auswirkung an anderen Stellen. Um rasche und konstruktive Lösungen erarbeiten zu können, ist es deshalb auch so wichtig, Prozesse möglichst transparent zu gestalten und im Austausch zu bleiben“, betont Reulecke.