Auftakt für die nächsten fünf Jahre

Geschmeidiger, schneller, zuverlässiger: In Zukunft sollen Verwaltungsvorgänge an der Universität Freiburg – von der Schlüsselausgabe über Reisekostenabrechnungen bis hin zum Management baulicher Maßnahmen – besser vonstattengehen. Den Schlüssel zur Modernisierung sieht die Universität in einem Veränderungsprozess, an dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Verwaltungsbereichen der Universität sowie Nutzerinnen und Nutzer gemeinsam arbeiten: Unter dem Motto „Connected Services“ gehen sie die Umsetzung effizienterer Abläufe an. Am 14. Oktober 2019 findet die Auftaktveranstaltung des Projekts mit Workshops statt. Rimma Gerenstein hat mit Andreas Friedrich und Dr. Reiner Fuest vom Projektteam darüber gesprochen, was die Mitarbeitenden an dem Tag erwartet und wie es nach dem Startschuss weitergeht.

Vernetztes Arbeiten: Unter dem Motto „Connected Services“ will die Universität Freiburg Verwaltungsabläufe effizienter gestalten. Foto: Nuthawut/stock.adobe.com

Herr Fuest, Herr Friedrich, welche Idee verbirgt sich hinter der Bezeichnung „Connected Services“?

Reiner Fuest: Wir haben dem Vorhaben „Connected Services“ auch einen Untertitel gegeben: „Verwaltung neu denken, Prozesse verbessern, Zusammenarbeit stärken“. Ich denke, dass diese Schlagworte die Idee gut verdeutlichen und konkreter machen. Es geht uns um alle Arbeitsbereiche der Administration, das betrifft Verwaltungseinheiten auf den Ebenen von Professuren, Instituten, Fakultäten, Zentren und die zentrale Universitätsverwaltung. Wir wollen nicht nur über Modernisierung nachdenken, sondern auch ins Handeln kommen.

Andreas Friedrich: Das Projekt hat eine Vorgeschichte: Es gab in den vergangenen Jahren mehrere Evaluationen, Befragungen der Mitarbeitenden und eine Untersuchung des Rechnungshofes. Auch die Vorbereitungen auf den Exzellenzwettbewerb haben Dinge in Bewegung gebracht. Auf der Grundlage dieser Analysen und Impulse haben wir nun einen konkreten Plan entworfen. Im Mittelpunkt stehen Veränderungsprozesse, an denen Personen gemeinsam arbeiten, die diese Veränderung tragen oder auf deren Arbeit sie sich auswirkt. Wir haben mehrere Schwerpunkte wie zum Beispiel das Personalmanagement, die Digitalisierung oder die Finanzen ermittelt. Jede Veränderung, die unter dem Titel „Connected Services“ angestoßen wird, ist somit also Baustein eines größeren Zusammenhangs. Auf diese Weise wollen wir verhindern, dass viele isoliert an ihrem jeweiligen Ende werkeln. Diese Veränderungsprozesse sind natürlich methodisch abgesichert.

Andreas Friedrich (links) und Reiner Fuest sind Teil des Projektteams. Foto: Sandra Meyndt

Welche Methode haben Sie dafür gewählt?

Reiner Fuest: Mit Methoden an der Universität ist es nicht immer leicht, denn es gibt viele unterschiedliche Disziplinen, die mit verschiedenen Methoden arbeiten. Etwas anzubieten, bei dem alle sofort Hurra schreien, ist praktisch unmöglich. Deswegen haben wir eine Methode mit vielen Freiheitsgraden gewählt. Es gibt bestimmte Leitplanken, an denen man sich orientiert, aber das Modell lässt sich einfach und jederzeit an ein bestimmtes Institut, eine bestimmte Professur, Abteilung oder Einrichtung anpassen. Wir haben uns an einer Art Spielbrett orientiert. Es gibt einen Startpunkt und ein Ziel – und dazwischen stehen diverse Projektphasen: Auftrag, Erstellung eines Projektplans, Bearbeitungsphase, Rückkopplung an die Nutzerinnen und Nutzer, Pilotierung und zum Schluss die Umsetzung. An diesem Plan werden sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Workshops orientieren.

In den Workshops wollen Sie Verbesserungen für konkrete Anliegen aus dem Arbeitsalltag erarbeiten. Welche sind das zum Beispiel?

Andreas Friedrich: Zum Auftakt möchten wir nicht die ganz großen Brocken wie beispielsweise den Reisekostenprozess anpacken. Wir möchten mit kleineren, aber lohnenswerten Veränderungen anfangen, und dafür eignen sich bestimmte Themen besser als andere. Das betrifft etwa die Erstellung von Arbeitsverträgen oder eine digitale Abwesenheitsverwaltung. Ein gutes Beispiel ist auch die Ausgabe und Verwaltung physischer Schlüssel, die wir digitalisieren und weiterentwickeln möchten. Auf diese Weise muss niemand mehr neben dem zentralen System eigene Tabellen führen, um den Überblick zu behalten. Auf den ersten Blick sind solche Themen sicherlich nicht die vordringlichsten Anliegen, aber sie könnten zügige Erfolge liefern, von denen eine Vielzahl der Mitarbeitenden profitiert. Ich erinnere mich zum Beispiel noch gut daran, wie die Uni-Druckerei vor einigen Jahren ein paar Abläufe umstellte. Ich war damals Koordinator eines Sonderforschungsbereichs und habe das als große Erleichterung in meinem Arbeitsalltag erlebt.

Wie soll es nach der Auftaktveranstaltung weitergehen?

Reiner Fuest: Die Workshops werden uns eine wertvolle Momentaufnahme liefern, denn natürlich sind ein paar Stunden längst nicht genug Zeit, um einen Prozess in Gänze abzuschließen. Für jedes Thema wird es aber Fachvertreterinnen und -vertreter geben, die auf Grundlage der Ergebnisse den Prozess weiter vorantreiben werden, bis zur Umsetzung. Das ist das Versprechen der Hochschulleitung. Somit wird klar, dass das Projekt „Connected Services“ nicht nur ein Tag im Oktober ist, sondern der Auftakt zu einem Prozess für die nächsten fünf Jahre.

Mitmachen und mitdiskutieren

Die Veranstaltung „Connected Services“ findet am 14. Oktober 2019 von 9 bis 14 Uhr statt. Alle Mitglieder der Universität sind eingeladen. Im Rahmen der Veranstaltung finden auch Workshops statt, in denen sich die Teilnehmenden mit konkreten Veränderungsprozessen befassen werden. Um eine Anmeldung bis zum 11. Oktober wird gebeten. Die Veranstaltung gilt als Arbeitszeit.