Mosaikstein für die Exzellenz
Freiburg, 13.12.2018
Co-Creation ist ein Management-Ansatz, der in innovativen Unternehmen und Start-ups verbreitet ist. In Workshops betrachten die Teilnehmenden ein Thema aus unterschiedlichen Perspektiven und entwickeln dazu gemeinsam Ideen. Der Ökonom Prof. Dr. Stephan Lengsfeld nutzt diesen Ansatz, um Prozesse in der universitären Verwaltung zu verbessern – in Zusammenarbeit mit allen, die daran beteiligt sind. Sein erstes Projekt dazu nimmt den Fundsachenprozess unter die Lupe.
Lernen mit Lego: Die Teilnehmer simulieren mit den Spielsteinen Produktionsprozesse – ein Ansatz, der abstrakte ökonomische Theorie erfahrbar macht. Fotos: Harald Neumann
Frischer Wind weht morgens um kurz nach neun Uhr durch den Seminarraum 251 des Herderbaus in Freiburg. Er kommt nicht etwa durch die teilweise gekippten Fenster hinein, sondern ist im übertragenen Sinne Bestandteil eines Workshops zur Prozessoptimierung. Rund 20 Teilnehmerinnen und Teilnehmer tüfteln hier seit einigen Minuten an einer Simulationsaufgabe, bei der manche von ihnen Story-Cubes – das sind Würfel mit Symbolen statt Zahlen – verwenden dürfen, andere nicht. Die Aufgabe zeigt, wie unterschiedlich Menschen schöpferische Prozesse angehen, welche Rolle Zeit spielt und welche Ressourcen für ihre Kreativität wichtig sind. „Gleichzeitig können knappe Ressourcen zu guten Ideen animieren“, betont der Initiator des Workshops, Stephan Lengsfeld, Professor für Finanzwesen, Rechnungswesen und Controlling am Institut für Wirtschaftswissenschaften.
Das Besondere an der Veranstaltung mit dem Titel „Innovationsprozesse in Profit- und Non-Profit-Organisationen“ ist, dass daran nicht nur – wie sonst üblich – Studierende teilnehmen. Leitung sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Dezernat für Organisationsentwicklung und Controlling (D1), dem Hausdienst, der Professur sowie eine Personalrätin sind ebenfalls mit von der Partie. Somit sind insgesamt fünf Statusgruppen vertreten, deren Ziel es im Laufe des Wintersemesters 2018/19 ist, sich den Fundsachenprozess der Universität anzuschauen, Handlungsempfehlungen zu erarbeiten und umzusetzen.
Initiator und Spielleiter Stephan Lengsfeld notiert die Ergebnisse der ersten Simulationsrunde. Die Idee dahinter sei, von Runde zu Runde einzelne Aspekte des Produktionsprozesses zu verändern und die jeweiligen Effekte zu beobachten.
„Im Co-Creation-Camp betrachten die Teilnehmenden den Prozess aus ganz unterschiedlichen Perspektiven, weshalb sie in der Lage sind, gemeinsam Ideen zu entwickeln, die den Prozess nachhaltig und konkret verbessern sollen“, erläutert Lengsfeld und ergänzt: „Bei diesem Projekt sind wir offen für das Ergebnis. Wir starten, gehen agil und schrittweise vor und schauen, was passiert.“ Es gebe keine Drei-Jahres-Planung wie bei klassischen Projekten. „Wir holen Feedback und Anregungen aller Teilnehmenden ein, befragen weitere Studierende und Mitarbeitende der Universität, probieren Dinge aus und entwickeln sie weiter. Es gelten die berechtigten Wünsche der Nutzerinnen und Nutzer, nicht etwas, das wir uns vorher als Fazit überlegt haben“, betont er.
Prinzip Co-Creation
Zwar ist die Veranstaltung im Gesamtbild nur ein Mosaikstein innerhalb der Freiburger Universität, doch sie gibt deren Motto „Connecting Creative Minds“ ein Gesicht und zeigt im Kleinen, was sich hinter der großen universitären Entwicklungsstrategie verbirgt und wie diese mit Leben gefüllt werden soll. „Spitzenforschung und ein langfristiger Strukturwandel können nur gelingen, wenn alle an der Universität sich beteiligen und eingebunden sind. Es gilt, gemeinsam an Prozessen zu arbeiten, auch, um die Universität lebenswerter zu gestalten“, sagt Rektor Prof. Dr. Hans-Jochen Schiewer.
Der Antrag, den die Universität Freiburg am 10. Dezember 2018 im Wettbewerb um die Exzellenz abgegeben hat, umfasst im Kern rund 60 Seiten. Er beschreibt unter anderem die Ziele hinter dem Motto „Connecting Creative Minds“: Fördern von Kreativität, Stärken des Forschungsprofils und die Weiterentwicklung des European Campus zur Europäischen Universität.
Alle Teilnehmer tragen das gleiche blaue T-Shirt mit der Aufschrift „Co-Creation-Camp“. Es dient dazu, die Hierarchie-Ebenen aufzulösen, sodass alle gleichberechtigt sind.
Dazu passt das Prinzip der Co-Creation, ein in innovativen Unternehmen und Start-ups verbreiteter Management-Ansatz, den Lengsfeld in seinem Veranstaltungsformat anwendet. „Es ist eine Statusgruppen-übergreifende ‚Werkstatt‘ für Prozessinnovationen, in welcher universitäre Lehre und Verwaltungsprozesse sowie Begleitforschung miteinander verknüpft werden“, erklärt der Ökonom und fügt in Hinblick auf den aktuellen Workshop hinzu, dass dieser eine echte Rarität sei. „Mir ist keine andere Universität bekannt, die ein solch divers besetztes Seminar anbietet.“
Vom Erlebnis zur Analyse
BWL-Studentin Laura Fehrenbach interessiert sich für Organisationsentwicklung. „Besonders gut gefallen mir die unterschiedlichen Ansätze, wie Kreativität gefördert werden kann“, sagt sie. Fehrenbach verweist damit auf das Lehrkonzept EconRealPlay, das Lengsfeld seit 2013 verfolgt: Studierende der Wirtschaftswissenschaften simulieren mit Legosteinen Produktionsprozesse – ein Ansatz, der abstrakte ökonomische Theorie erfahrbar macht und das eigene Entscheidungsverhalten in den Mittelpunkt rückt.
Die Teilnehmenden an diesem Vormittag folgen diesem Ansatz ebenfalls, indem sie noch weitere Simulationen durchspielen. Bei einer davon bauen sie in mehreren Runden kleine Häuser aus Lego. Es gibt fünf Arbeitsbereiche: Materialbeschaffung, Vormontage Sockel, Vormontage Dach, Endmontage und Verpackung sowie Qualitätskontrolle. Ziel ist, möglichst effizient und der Marktnachfrage entsprechend zu produzieren. Am Ende der ersten Runde haben die Teilnehmer gut 400 Euro Verlust eingefahren. In fünf Minuten haben sie zwölf Häuser gebaut, aber nur die Hälfte davon in der Farbe, die am Markt nachgefragt war, sie haben zu viele Dächer produziert und zu viel Material im Lager gehortet. „Die Idee dieser Simulation ist, von Runde zu Runde einzelne Aspekte des Produktionsprozesses zu verändern und die jeweiligen Effekte zu beobachten“, erläutert Lengsfeld, während die Teilnehmenden in der vierten Runde durch eigene Ideen einen hohen Gewinn realisieren.
Fokus auf Fundsachenprozess
Zur Anwendung der Erkenntnisse aus den verschiedenen Simulationen hat sich Stephan Lengsfeld für den praxisorientierten Fundsachenprozess entschieden. „Es musste etwas sein, dessen Ablauf bei den Mitwirkenden im D1 angesiedelt ist und zu dem auch die Studenten einen Bezug haben.“ Die Studierenden lernten aus erster Hand von den Beschäftigten aus dem Dezernat und Hausdienst die unterschiedlichen Schnittstellen mit ihren verschiedenen Problematiken kennen. Einer, der täglich mit den Fundsachen zu tun hat, ist Sergo Marikjan. Er arbeitet an der Pforte des Rektorats, nimmt die Fundstücke entgegen und bewahrt sie – der gesetzlichen Vorgabe entsprechend – mindestens sechs Monate lang auf. „Momentan sind drei Schränke bis obenhin mit Kisten voll“, sagt Marikjan.
Die Aufgabe mit Story Cubes – Würfel mit Symbolen statt Zahlen – zeigt, wie unterschiedlich Menschen schöpferische Prozesse angehen.
Die Gegenstände werden zudem in einer Liste mit Fundort und -datum eingetragen. Aufgrund der neuen Fundsachenrichtlinie der Universität ist es nun möglich, die bisherige Liste in einer Web-Anwendung im Intranet unter Berücksichtigung des Datenschutzes abzubilden. Das wiederum betrifft Maria Braun, die im D1.1 für die Umsetzung der Web-Anwendung zuständig ist. „Über das Intranet informieren wir die Beschäftigten über Themen, die für sie im universitären Alltag wichtig sind. Die Web-Anwendungen wie beispielsweise die Fundliste können wir den Prozessbedürfnissen entsprechend ausbauen“, sagt sie.
In den nächsten Wochen werden die Teilnehmer eng zusammenarbeiten und jede Facette des Fundsachenprozesses beleuchten: Zu welchen Abläufen kommt es in der Praxis? Welche Informationen benötigen Finder, Verlierer und Verwaltung, damit der Prozess bestmöglich läuft? Welche Daten dürfen im Intranet veröffentlicht werden? „Es gibt nicht den einen Prozess, der immer gleich abläuft“, erklärt Stephan Lengsfeld. Schon Ende 2018 möchte er die ersten Ergebnisse zusammentragen. Die Studenten schreiben Hausarbeiten, in denen sie das Erlernte und Erlebte reflektieren und wissenschaftlich aufbereiten. „Es geht dabei auch um Spaß, etwas nachhaltig zu entwickeln. Die Universität muss Co-Creation weiter fördern, als Mosaikstein für Exzellenz, um die Universität zu einem weithin beachteten Leuchtturm zu machen“, resümiert der Ökonom. Diejenigen, die an seinem Workshop teilnehmen, hat er schon überzeugt – darunter die Personalrätin Christine Jägle, die begeistert mitmacht: „Es ist sehr interessant zu erfahren, wie das, was wir theoretisch besprochen haben, nun praktisch umgesetzt wird.“
Verständnis wecken, Verzahnung fördern
Walter Willaredt, Leiter des Dezernats für Organisationsentwicklung und Controlling (D1), hat den Workshop zum Fundsachenprozess gemeinsam mit Stephan Lengsfeld initiiert
Herr Willaredt, was hat Sie an der Idee eines Co-Creation Camp gereizt?
Walter Willaredt: Die Universität hat viele Expertinnen und Experten – das müssen wir nutzen und unsere eigenen Leute mehr in die Prozesse einbinden. Durch solche Veranstaltungen wecken wir Verständnis und fördern die Verzahnung zwischen den einzelnen Abteilungen sowie Wissenschaft und Verwaltung auf kreative Art. Aus meiner Sicht muss sich die Verwaltung bemühen, mehr Freiräume zu erhalten, um im Service für die Wissenschaft schnell reagieren zu können.
An welchen Stellen sehen Sie Optimierungsbedarf?
In der Verwaltung fehlt an vielen Stellen das Bewusstsein dafür, wie Prozesse letztlich doch miteinander verbunden sind und zusammenspielen. Es ist wichtig, dass ganzheitlich gedacht wird. Ein gutes Beispiel im Workshop war das Häuserbauen mit Lego. Da hat jeder Arbeitsbereich erstmal nur an sich gedacht, was teilweise sogar zu Verlusten führte.
Wann rechnen Sie mit umfassenden Ergebnissen?
Das wird wahrscheinlich erst im Januar oder Februar 2019 soweit sein. Und dann liegt es an uns, die erarbeiteten Handlungsempfehlungen in den bestehenden Fundsachenprozess einzuarbeiten. Ich bin gespannt.
Judith Burggrabe
Artikel über EconRealPlay