Einführung von E-Rechnungen startet

Administrative Strukturen und Prozesse modernisieren: Das Teilprojekt „E-Rechnungen“ der „Connected Services“ startet mit einem Workshop am 3. Dezember 2019. Alle Beschäftigten der Universität, die daran mitwirken möchten, können sich bis 26. November dazu anmelden.

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Die Auftaktveranstaltung war ein Erfolg: Etwa 300 Mitglieder der Universität Freiburg – Studierende, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Verwaltung, Service und Technik – haben am 14. Oktober 2019 gemeinsam das Projekt „Connected Services“ begonnen. Im Plenum und in Workshops haben sie darüber diskutiert, wie sich in den kommenden Jahren die administrativen Strukturen und Prozesse an der Universität gemeinsam weiterentwickeln und modernisieren lassen. Vor allem Herausforderungen, die mit der digitalen Transformation verbunden sind, sollen damit bewältigt werden. „Unser Ziel ist eine Modernisierung der administrativen Abläufe an der Universität Freiburg, und zwar gemeinsam über die unterschiedlichen Bereiche und Einheiten hinweg. Forschung, Lehre und Transfer werden von einer effizienteren, verlässlicheren und innovativeren Verwaltung profitieren“, sagt Andreas Friedrich, der dem Projektteam angehört. Neben den bereits laufenden Teilprojekten startet nun das Teilprojekt „E-Rechnungen“ mit einem Workshop am 3. Dezember 2019. Alle Beschäftigten der Universität, die daran mitwirken und den Prozess als Key User mitgestalten möchten, können sich bis 26. November dazu anmelden.

Digitaler Workflow

Laut einer Vorgabe der Europäischen Union sind die Universitäten ab dem Frühjahr 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. „Damit sind aber keine pdf-Rechnungen gemeint“, betont Martina Muy, Leiterin der Universitätskasse, die dem Kernteam des E-Rechnungs-Projekts angehört. Geplant ist vielmehr ein Portal des Landes Baden-Württemberg, über das Firmen ihre Rechnungen stellen können – in etwa vergleichbar mit einer Eingabemaske beim Online-Banking. Das Portal dient aber lediglich als eine Art Poststelle, von der die Rechnung an ein so genanntes Eingangs-Rechnungsverarbeitungssystem der Universität weitergeleitet werden soll. In einem gemeinsamen Projekt der Universitäten Freiburg und Mannheim soll nun der gesamte digitale Workflow erarbeitet werden – vom Eingang der Rechnung über die sachliche Prüfung und die Zahlungsanordnung bis zur Buchung. „Unser Ziel ist es, den Prozess papierlos und möglichst einfach zu gestalten“, sagt Muy.

Vorgesehen ist anschließend, die E-Rechnung zunächst für die Beschaffungen über das webbasierte SAP-Bestellmodul SRM, dann in ausgewählten Institutionen und schließlich Schritt für Schritt in der gesamten Universität einzuführen. Auf dem Weg dorthin erhofft sich das Kernteam des E-Rechnungs-Projekts wertvolle Hinweise von Kolleginnen und Kollegen, die an unterschiedlichen Schritten des Rechnungsprozesses beteiligt sind – ob in der Zentralen Verwaltung oder in den Fakultäten und anderen dezentralen Einheiten. „Wir möchten Schlüsselpersonen dafür gewinnen, die Entwicklung der E-Rechnung zu begleiten, sie zu testen und in den jeweiligen Organisationseinheiten als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren zu wirken“, erklärt Muy.

Mit Co-Creation zum Ziel

Diese Zusammenarbeit in Projektteams, die Personen unterschiedlicher Statusgruppen und Einrichtungen vereinen, ist ein wesentliches Element der „Connected Services“. Maßgeblich für die Auswahl der Teammitglieder sind Fachwissen, Erfahrung in einem bestimmten Aufgabenfeld und Motivation, einen Prozess zu verbessern und zu modernisieren. Damit sind Beschäftigte aus Verwaltung, Service und Technik ebenso beteiligt wie Nutzerinnen und Nutzer, also Forschende und Lehrende, die von den verbesserten Abläufen profitieren sollen. Co-Creation heißt der Managementansatz, der in innovativen Unternehmen und Start-ups verbreitet ist. „Niemand kennt die gegenwärtigen Prozesse, den Verbesserungsbedarf und das Entwicklungspotenzial besser als diejenigen, die alltäglich als direkt Beteiligte oder Nutzer damit zu tun haben.“, erklärt Friedrich. „Die Connected Services schaffen jetzt einen Rahmen, um diese Expertise konsequent zu nutzen und auf diese Weise Strukturen und Prozesse nachhaltig zu verbessern.“

Ausgehend vom Co-Creation-Gedanken, verfolgt das Projekt „Connected Services“ mehrere Ziele: Prozesse effizienter zu gestalten, Strukturen zu verschlanken, Mitarbeiter zu entlasten und den Aufwand für Nutzer zu verringern. Das alles soll wichtige Impulse für eine neue Universitätskultur setzen: Hierzu zählen eine noch vertrauensvollere Zusammenarbeit innerhalb der Universität, der weitere Abbau hierarchischen Denkens und eine gestärkte Eigenverantwortung ebenso wie zeitgemäße Kommunikationsplattformen oder kreativitätsfördernde Frei- und Arbeitsräume. Alle von den Mitarbeitern bearbeiteten Projekte werden, wenn sie sich im Testlauf bewährt haben, direkt realisiert – schon im Laufe des Jahres 2020 sollen erste Erfolge spürbar sein. Den kompletten Prozess will die Universitätsleitung in den kommenden fünf Jahren sukzessive umsetzen.

Nicolas Scherger

Anmeldung zum Workshop „E-Rechnungen“

Dokumentation der Auftaktveranstaltung in der Dialogwerkstatt