Feste feiern für Profis

Die Sicherheit der Gäste bedenken, eine passende Location finden, das Catering organisieren, die Technik checken und die Werbetrommel rühren: Die Planung einer Veranstaltung kann sehr aufwendig sein. Melanie Hübner und Gregor Kroschel sind für das Eventmanagement an der Universität Freiburg zuständig. Im Interview mit Kerstin Ernst erzählen sie, was das A und O beim Planen eines Events ist und warum nicht immer alles wie am Schnürchen laufen muss.

Ton, Catering und Beleuchtung stimmen: Nach der Eröffnung des Akademischen Jahres findet ein ungezwungener Umtrunk im Peterhofkeller statt. Foto: Patrick Seeger

Frau Hübner, Herr Kroschel, was muss man bei der Organisation einer Veranstaltung beachten?

Hübner: Brandschutz und Sicherheit! Das sind zwei wichtige aktuelle Themen, bei denen die Kontrollen und Auflagen des Landes sehr streng sind. Wenn man eine Veranstaltung ausrichtet, muss man dafür sorgen, dass die Gäste in Sicherheit sind. Vor einem Event muss ich mich fragen: Wo soll die Veranstaltung stattfinden, und wie groß muss der Raum für die Anzahl der Personen sein? Braucht man unter Umständen eine Einlasskontrolle? Wer haftet für die Garderobe, und sind die Fluchtwege im Notfall frei zugänglich?

Kroschel: Außerdem muss man sich im Vorfeld grundsätzlich klarmachen, welche Ziele man mit einer bestimmten Veranstaltung erreichen will und an welche Zielgruppe sie sich richtet. Dabei sollte man sich Gedanken darüber machen, was die Gäste von dem Termin erwarten. Und nach der Veranstaltung ist es wichtig, alles auszuwerten und sich zu fragen, ob man seine Ziele erreicht hat. Daraus kann man viel für die weitere Arbeit lernen.

Wie viel Zeit sollte man für die Organisation und Planung einkalkulieren?

Kroschel: Das kommt auf die Art des Events und die Anzahl der Personen an. Wenn ich eine Veranstaltung mit Sponsoring finanzieren möchte, muss ich ein bis zwei Jahre im Voraus mit dem Einwerben der Gelder anfangen. Das Konzept und die Idee müssen schon stehen, wenn ich mich an die Sponsorinnen und Sponsoren wende. Die Detailplanung passiert dann erst später. Das Gute ist: Bei wiederkehrenden Veranstaltungen hat man oft schon einen Plan parat, und der ganze Prozess geht schneller.

Frühzeitig loslegen und alles im Blick behalten: Melanie Hübner und Gregor Kroschel planen die zentralen Veranstaltungen der Universität Freiburg. Foto: Klaus Polkowski

Hübner: Wir planen meistens Veranstaltungen, bei denen der Rektor auftritt. Er hat einen sehr vollen Terminkalender, da müssen wir den gewünschten Termin mindestens ein Dreivierteljahr im Voraus ankündigen. Und dann gibt es auch Veranstaltungen, die andauernd Thema sind: Mit dem Ende eines Erstsemestertags fängt für mich schon die Planung des nächsten an. Er findet im SC-Stadion statt, und ich muss dem Club Bescheid geben, wann der nächste Termin ist. Der SC muss sich ja mit dem Spielplan der Bundesliga abstimmen.

Was sind die Highlights Ihrer Arbeit? Da hat man doch sicher das eine oder andere kuriose Erlebnis.

Kroschel: Die Menschen, mit denen man in Kontakt kommt, spielen eine große Rolle. Besonders witzig fand ich mal ein Erlebnis auf dem Wissenschaftsmarkt: Als alle Zelte bereits aufgebaut waren, lief ein Ordnungsbeamter nach Dienstschluss vorbei, zeigte auf ein Zelt und sagte: „Das da habe ich nicht genehmigt.“ Wir waren skeptisch, mussten der Sache aber trotzdem nachgehen, ohne dass jemand etwas davon mitbekam. Schließlich stellte sich heraus, dass der Mann gar nicht mehr für den Wissenschaftsmarkt zuständig und die Information veraltet war.

Hübner: Da stimme ich zu: Die Menschen sind das Beste. Gern gesehene Gäste sind auch die so genannten Schnittchenjäger: Besucherinnen und Besucher, die nur kommen, um sich die Taschen mit Schnittchen vollzuladen. Ein schönes Erlebnis hatte ich mal bei einem Sommerball im Konzerthaus Freiburg. Auf einmal kam jemand vom Sicherheitspersonal auf mich zu und sagte: „Frau Hübner, da ist ein Mann mit einem Gong.“ Wir wollten natürlich nicht riskieren, dass dieser Mann plötzlich mit seinem Gong Krach macht, also durchsuchten wir das ganze Gebäude – und fanden niemanden. Später kam dann heraus, dass sich ein Kollege vom Sicherheitspersonal einen Scherz erlaubt hatte.

Großveranstaltung im SC Stadion Freiburg: Kaum ist ein Erstsemestertag im Oktober zu Ende, beginnt schon die Arbeit für den nächsten. Foto: Patrick Seeger

Gibt es Veranstaltungen, bei denen immer alles glatt läuft?

Hübner: Nein, und ich glaube auch, dass es langweilig wäre, wenn immer alles wie geplant liefe. Dann würde auch der Adrenalinschub fehlen. Ich sage immer: „Hauptsache, die Gäste kriegen es nicht mit.“

Kroschel: Genau, nach außen hin klappt meistens alles, und das ist auch das Wichtigste: Wenn die Veranstaltung in die Richtung läuft, in die sie geplant wurde, bekommt das Publikum nichts mit – außer wenn der Ton ausfällt, wie es mal beim Dies Universitatis der Fall war. In solchen Fällen muss man gut improvisieren können. Die Rednerin hat es gelassen genommen und mit einer kräftigeren Stimme gesprochen.

Tipps und Tricks

Planungshilfen, Checklisten und eine Übersicht mit Ansprechstellen: Melanie Hübner und Gregor Kroschel haben für alle, die eine universitäre Veranstaltung planen, ein Informationspaket zusammengestellt.

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