Mitreden im Intranet

Informativ, kommunikativ und unterhaltsam: Die Universität Freiburg bietet ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neue Möglichkeiten für die interne Kommunikation und die online-gestützte Zusammenarbeit in Gruppen und Projekten. Ziel des Intranets ist, den Austausch unter den Kolleginnen und Kollegen zu erleichtern und Arbeitsabläufe zu vereinfachen, unter anderem mit der App „Share“. Mit uni’intern gibt es zudem einen neuen, redaktionell gestalteten Bereich, dessen Formate sich speziell an die Beschäftigten richten.

Das Intranet der Universität Freiburg bietet den Beschäftigten einen geschützten Kommunikationsraum, um sich leichter zu vernetzen. Foto: Sandra Meyndt

Das Intranet der Universität Freiburg, das in den vergangenen Wochen überarbeitet wurde und auf der Software Intrexx basiert, soll künftig entscheidend dazu beitragen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen und Strategien der Universität zu informieren, und aufzeigen, wie sich bestimmte Entscheidungen auf das gemeinsame Arbeitsumfeld auswirken. Zu finden sind im Intranet außerdem der Veranstaltungskalender, die Stellenbörse, Nachrichten aus der Verwaltung, Rundschreiben und amtliche Bekanntmachungen. Auch das Vorschlagswesen uni’ideen, über das die Beschäftigten Anregungen für Verbesserungen in Verwaltung, Service und Technik einreichen können, ist dort verortet.

Kurze Dienstwege dank „Share“

Die interne Plattform bietet nun dank der App „Share“ zusätzlich die Möglichkeit zu Zusammenarbeit, Austausch und Beteiligung auf Onlinebasis. Wie bei sozialen Medien gibt es eine Seite mit Neuigkeiten, auf der die aktuellen Beiträge zu sehen sind. Beschäftigte können eine eigene Gruppe für den jeweiligen Arbeitsbereich oder das eigene Team gründen, deren Sichtbarkeit sich von privat bis öffentlich einstellen lässt. Die Mitglieder einer Gruppe können untereinander chatten und sich so auf dem kurzen Dienstweg austauschen. Großes Interesse an einer Gruppe hat bereits das Netzwerk von Sekretärinnen und Sekretären angemeldet. Ganz ähnlich lassen sich auch Projekte anlegen, an denen gemeinsam im Intranet gearbeitet wird.

„Mit der App lassen sich zahlreiche E-Mails und langwierige Besprechungen einsparen, und die Kommunikationswege vereinfachen sich“, sagt Dr. Reiner Fuest, Leiter der Abteilung Wissensmanagement. Ein weiterer Vorteil sei, dass sich die Beschäftigten in einem geschützten Bereich online austauschen könnten, unabhängig davon, ob sie in ihrem Büro an der Universität, von unterwegs oder im Homeoffice arbeiteten.

Näher dran am Arbeitsort Universität

Zusätzlich gestaltet die Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einen neuen, redaktionellen Bereich im Intranet. Ziel ist, die Beschäftigten dort ab sofort über aktuelle Entwicklungen an der Universität zu informieren und den Arbeitsort Universität mit seinen Menschen in aller Vielfalt sichtbar und erlebbar zu machen. Dafür bietet uni’intern Features in Form von Texten und Videos über die unterschiedlichen Arbeitsbereiche und die Menschen, die dort tätig sind. Ebenso stehen Tipps von Expertinnen und Experten für den Alltag, zum Beispiel zu Themen wie Ernährung oder den Umgang mit Stress, auf dem Programm.

Einen inhaltlichen Schwerpunkt bilden zudem Berichte über die Fortschritte des „Connected Services“-Teams, das seit Herbst 2019 an der Modernisierung administrativer Prozesse arbeitet. Die dazugehörige Intranetgruppe „Connected Services“ ist offen für Fragen, Anregungen und Kommentare und möchte den Austausch zu den Themen des Programms fördern. „Es würde uns sehr freuen, wenn möglichst viele Nutzerinnen und Nutzer von dieser Möglichkeit gleich von Anfang an Gebrauch machen“, betont Andreas Friedrich, der das Team der „Connected Services“ leitet. Das Intranet solle sich zu einer zentralen Anlaufstelle für die administrativen Aktivitäten an der Universität Freiburg entwickeln. „Deshalb sind alle herzlich eingeladen, das Intranet regelmäßig zu besuchen und die Chancen, die es für den Arbeitsalltag bietet, zu nutzen.“

Judith Burggrabe

Intranet der Universität Freiburg